Remarque : Des tutos vidéos complets de la comptabilisation sont également disponibles.
Le journal des ventes est un document comptable récapitulant les factures et avoirs d’une période sous forme de liste. Pratique pour vous contrôler et effectuer une ultime vérification avant le transfert en comptabilité.
JOURNAL DES VENTES
Rendez vous dans le menu Comptabilité
- Par défaut le choix est déjà sur Comptabilisation des ventes
- Indiquez la fourchette de dates à partir de laquelle vous souhaitez éditer votre journal des ventes.
- Le mois, par exemple 03/2023
- La date de fin, par exemple 02/03/2023
La borne de départ est toujours le 1er jour du mois. En revanche pour la borne de fin vous pouvez indiquer la date que vous souhaitez. Ce peut être n’importe quel jour du même mois, très souvent le dernier jour du mois pour procéder à une vérification complète de la facturation du mois.
- Les factures non-encore comptabilisées de la période s’affiche.
- Cliquez sur le bouton Imprimer
- Le Journal des ventes s’affiche dans un nouvel onglet, vous pouvez le télécharger ou l’imprimer
Présentation de l’écran comptabilisation :
1-Messages éventuels au sujet de périodes non-encore comptabilisées et de factures en brouillon
2- Liste des factures non-encore comptabilisées de la période qui vont être prises en compte
3- Détail comptable de la facture sélectionnée (Clic sur une facture= facture en surbrillance)
4- Cumuls du journal des ventes
5-Caractéristiques de comptabilisation
Des messages éventuels peuvent apparaitre en entête (1) :
Factures sur période antérieures : Le programme a détecté des factures non-encore comptabilisées et appartement à des périodes antérieures. Elles ne seront pas prises en compte dans ce journal des ventes ou dans ce transfert en comptabilité. Seules les factures et avoirs non-encore comptabilisées de la période que vous avez spécifiée sont prises en compte. Le bouton Détail liste les périodes antérieures concernées.
N'oubliez pas de comptabiliser ces factures des périodes antérieures
Factures en brouillon sur la période : Le programme a détecté des factures encore à l’état de brouillon sur la période que vous avez spécifiée. Elles ne seront pas prises en compte dans ce journal des ventes ou dans ce transfert en comptabilité. Seules les factures et avoirs envoyées ou payées et non-encore comptabilisées de la période que vous avez spécifiée sont prises en compte. Le bouton Détail liste les factures en brouillon concernées.
N'oubliez pas de transformer ces brouillons en factures ou avoirs définitifs pour pouvoir les comptabiliser.
ARCHIVES
Le bouton Archive permet de revenir sur des factures et avoirs que vous avez déjà comptabilisés.
La liste déroulante indique :
- La date à laquelle vous avez effectué la comptabilisation
- La fourchette de dates sur laquelle a porté cette comptabilisation
Cela vous permet :
- D’effectuer à nouveau la comptabilisation des écritures comptables.
- D’imprimer à nouveau le journal des ventes de la période passée sélectionnée
Comme il s’agit d’une opération que vous avez déjà effectuée, cette seconde comptabilisation ne retransfère pas les écritures directement dans le dossier comptable. Cela créerait des écritures en doublons. Aussi les écritures comptables sont bien générées à nouveau, mais cette fois-ci dans un fichier compressé qui contient les écritures comptables dans un fichier au format Cegid TRA et les PDF des factures correspondantes.
Il vous appartient ensuite d’exploiter ce fichier selon vos besoins.