Vous souhaitez obtenir des statistiques de vente personnalisées sur les quantités vendues de vos produits ou prestations, le chiffre d’affaires par client, par article, par familles, par date.
Voici comment faire avec Cegid Devis Factures et Excel*.
*Ces manipulations nécessitent d’avoir Excel installé sur votre poste de travail. Les exemples donnés ici ont été réalisés avec Excel Office 365 version 2308.
1. Exportez les données de vente
La première étape consiste à extraire les données de vente de Cegid Devis Factures.
Dans l’écran d’accueil, le menu Activité,
- Cliquez sur le menu 3 points
- Choisissez l’option Exporter
Sélectionnez éventuellement les données à exporter en précisant quels clients, articles, familles de clients ou d’articles ou dates sont concernés.
En laissant vides ces sélections, l’intégralité des factures de Cegid Devis Factures sera exportée.
Cliquez sur le bouton Exporter
Un message vous indique le nombre de facture concernées par cette exportation. Validez.
Ouvrez le fichier. L’affichage peut varier selon le navigateur utilisé.
2. Traitez les données dans Excel
- Cliquez dans la case « 1 » dans la marge de la première ligne du fichier. La ligne entière doit passer en gris indiquant qu’elle est sélectionnée.
- Menu Données, cliquer sur l’option en forme d’entonnoir Filtrer. Une icone en forme de flèche apparait à droite de chaque case de la première ligne
Triez la colonne déterminant le type de statistique que vous souhaitez obtenir.
Exemples :
- Colonne D pour une statistique par clients
- Colonne F pour une statistique par articles
- Colonne R ou V pour une statistique par famille clients ou articles
- …
Pour cela : (Exemple par articles)
- Cliquez sur l’icone en forme de flèche de la colonne désirée (F)
- Cliquez sur Trier de A à Z dans le menu qui apparait
- Validez par OK
Le tableau se trie intégralement selon le contenu de la colonne F des noms des articles.
- Cliquez dans la case à l’angle supérieur gauche pour sélectionner l’intégralité du tableau. Tout le tableau doit passer en gris. Cette étape est obligatoire avant toute nouvelle sélection.
- Cliquez sur le menu Plan
- Cliquez sur l’option Sous-total
Dans la fenêtre Sous-total choisissez la manière avec laquelle les sous totaux doivent être calculés.
Ici pour l’exemple de statistique par articles, vous choisissez :
- A chaque changement de libellé 1, puisqu’on souhaite une statistique par articles. Ce choix doit être identique au tri par colonne effectué juste avant.
- Utiliser la fonction Somme, pour avoir le cumul du chiffre d’affaires par article
- Ajouter un sous-total à Montant HT
- Validez par OK
Vous obtenez ce tableau :
Comme prévu le total du chiffre d’affaires total par article apparait en cumul dans la colonne Montant HT.
Le détail apparait également vous indiquant à quelle date et à qui ces articles ont été vendus.
Affichez uniquement les cumuls
Pour masquer les lignes de détail pour n’afficher que les lignes de cumuls des ventes, cliquez sur le bouton carré « 2 », et le bouton carré « 3 » pour les faire re-apparaitre.
Supprimez les sous-totaux
Pour supprimer les sous-totaux et retrouver le tableau simplement trié, rappeler le menu Données/Plan/Sous-totaux et cliquez sur Supprimer tout.
Grace à cette technique, vous pouvez obtenir des statistiques très variées sur les clients, les articles, les familles, en effectuant des cumuls, des moyenne, des comptages sur les quantités vendues, les montants, les marges.