Remarque : Le code client est un code d’identification unique de chaque fiche client. A ne pas confondre avec le N° de compte ou compte auxiliaire, également présent dans chaque fiche client, qui lui sert à l’affectation comptable des factures.
Par simplicité, on donne parfois la même valeur au code client et au N° de compte, mais ils peuvent aussi être différents.
Lorsque vous créez les fiches clients vous avez la possibilité d’indiquer vous-même leur code ou bien de le faire créer automatiquement par le programme.
Quelle option choisir ?
1-Utilisation du code de votre choix
Dans votre entreprise, vos clients sont peut-être déjà identifiés un code ou peut-être souhaitez-vous les codifier. Ils ont donc un code unique, propre à chaque client.
Exemples de diverses codifications :
Dupont et Frères : code client « 000345 »
SAS TECHNOREP: code client « TECHNO »
Mairie de Toulon : code client « MA832345 »
…
Remarque : Le code client ne doit contenir ni espace ni caractères spéciaux.
Utiliser des codes clients peut être pratique pour identifier clairement un grand nombre de clients, les classer de manière logique, les appeler sans équivoque possible par leur code lors de la rédaction d’un devis ou d’une facture, car il peut y avoir des homonymes.
Dans ce cas vous devez renseigner le code de chaque client que vous créez.
Dans le menu Réglages/Préférences dossier/Clients/ Entreprise et Particulier,
décochez la case Générer automatiquement le code client.
Ainsi, dans le menu Contacts lors de la création d’un client, vous pourrez indiquer le code de votre choix :
Une fois créé, le code client apparait grisé, il n’est plus modifiable.
Lors de la rédaction d’un document commercial, devis ou facture, le client pourra être retrouvé dans la liste aussi bien par une partie de son code ou de son nom.
2-Utilisation du code automatique
A l’inverse du cas précédent, vous n’utilisez pas de code client.
Par exemple, vous gérez peu de clients et ils n’ont pas besoin d’être référencés. Vous ne jugez pas nécessaire utilisation d’un code pour les clients. Pour rechercher ou appeler un client vous l’appelez tout simplement par son nom. Dans votre entreprise, vous facturez le client « DUPONT » et pas le « client numéro E023567 ».
Dans ce cas, il n’est pas nécessaire que vous renseigner manuellement le code de chaque client que vous créez. Ce code, qui reste cependant obligatoire pour le programme, peut être généré automatiquement par ses soins et vous n’aurez pas à l’utiliser.
Dans le menu Réglages/Préférences dossier/Clients/ Entreprise et Particulier,
Cochez la case Générer automatiquement le code client.
Ainsi à chaque création d’un nouveau client, le programme lui affectera automatiquement un code :
Exemple d’un code automatique, sans préfixe :
Vous pouvez choisir la composition de ce code client en précisant le préfixe (début du code) et le chrono (Numéro d’ordre). Ou bien conserver le paramétrage tel qu’il est proposé par défaut. Ce n’est pas une obligation.
Le préfixe :
Par défaut il n’y a pas de préfixe. Vous pouvez en indiquer un si vous le souhaitez afin qu’il ait du sens pour votre entreprise.
Exemple : Préfixe « E » pour les clients entreprises qui seront donc numérotées « E000001, E000002, E000003… » et préfixe « P » pour les clients particuliers qui seront donc numérotées « P000001, P000002, P000003… »
Le chrono :
Le code client est ainsi composé du préfixe complété par un chrono (Numéro d’ordre) augmentant automatiquement de 1 en 1 à chaque nouveau client.
Ce chrono commence à 000001. Vous pouvez réduire la longueur du chrono pour avoir des codes plus simples.
Exemple : Longueur de chrono réglé à 6, les codes iront de E000001 à E999999
La longueur maxi du code est de 20 caractères.
Vous pouvez- passer du mode de codification manuelle à automatique et vice versa. Cela n’affecte pas les clients déjà créés.