Lorsque vous créez votre catalogue d’articles, les produits ou les services que vous facturez, vous avez la possibilité d’indiquer vous-même leur code ou bien de le faire créer automatiquement par le programme.
Quelle option choisir ?
1-Utilisation du code de votre choix
Dans votre activité, les produits et les services que vous facturez sont peut-être déjà identifiés par une référence ou un code ou peut-être souhaitez-vous les codifier et les référencer. Ils ont donc un code unique, propre à chaque article. Vous avez-vous-même créé cette codification ou bien vous avez repris les mêmes codes ou références que les fournisseurs de ces articles ou leurs codes à barre.
Exemples :
Prestation de rénovation : code article « PRERENO »
Prestation de transport : code article « TR01 »
Vis à bois universelles Superwood ETANCO, 5x50 mm : code article « 69624394 »
Fertiligène engrais universel bio légumes et fleurs : code article : « 3121970171792 »
…
Remarque : Le code article ne doit contenir ni espace ni caractères spéciaux.
Utiliser des codes articles peut être pratique pour identifier clairement un grand nombre d’articles, les classer de manière logique, les appeler sans équivoque possible par leur code (référence) lors de la rédaction d’un devis ou d’une facture. Il peut être également pratique pour vous et vos clients que les codes articles apparaissent clairement sur les devis et les factures.
Dans ce cas vous devez renseigner le code de chaque article que vous créez.
Dans le menu Réglages/Préférences dossier/Articles/ Biens et ensuite Services,
décochez la case Générer automatiquement le code article.
Ainsi, dans le menu Produits et Services, lors de la création d’un article, vous pourrez indiquer le code de votre choix :
Une fois créé, le code article apparait grisé, il n’est plus modifiable.
Lors de la rédaction d’un document commercial, devis ou facture, l’article pourra être retrouvé dans la liste aussi bien par une partie de son code(référence) ou de son nom.
2-Utilisation du code automatique
A l’inverse du cas précédent, vous n’utilisez pas de code article.
Par exemple, vous utilisez peu d’articles et ils n’ont pas besoin d’être référencés précisément. Vous ne jugez pas nécessaire utilisation d’une référence ou d’un code pour les articles.
Par exemple, vous facturez des réparations que vous facturez simplement avec deux articles :
- Un article « Prestation »
- Un article « Pièces »
Vos factures contiennent ces deux lignes avec leurs montants respectifs.
Dans ce cas, pour plus de simplicité, il n’est pas nécessaire que vous renseigner manuellement le code de chaque article que vous créez. Ce code, qui reste cependant obligatoire pour le programme, peut être généré automatiquement par ses soins et vous n’aurez pas à l’utiliser.
Dans le menu Réglages/Préférences dossier/Articles/ Biens et ensuite Services,
Cochez la case Générer automatiquement le code article.
Ainsi à chaque création d’un nouvel article de type bien ou de type service, le programme lui affectera automatiquement un code :
Vous pouvez choisir la composition de ce code article en précisant le préfixe (début du code) et le chrono (Numéro d’ordre). Ou bien conserver le paramétrage tel qu’il est proposé par défaut. Ce n’est pas une obligation.
Le préfixe :
Par défaut les codes des articles de type marchandises commencent par le préfixe « MAR_ » et par « SER_ » pour les articles se type services. Vous pouvez modifier ce préfixe si vous le souhaitez afin qu’il ait du sens pour votre entreprise.
Le chrono :
Le code article est ainsi composé du préfixe complété par un chrono (Numéro d’ordre) augmentant automatiquement de 1 en 1 à chaque nouvel article.
Exemple : « MAR_00001, MAR_00002, MAR_00003… ».
Ce chrono commence à 0000000001. Vous pouvez réduire la longueur du chrono pour avoir des codes plus simples.
Exemple : Longueur de chrono réglé à 5, les codes iront de MAR_00001 à MAR_99999
La longueur maxi du chrono est de 21 chiffres.
Vous pouvez- passer du mode de codification manuelle à automatique et vice versa. Cela n’affecte pas les articles déjà créés.
Si vous avez choisi d’utiliser la numérotation automatique des codes articles, il est probable que vous ne souhaitiez pas non plus les imprimer sur les factures. Pour cet autre réglage, consultez la FAQ suivante :
Comment ne pas imprimer le code (Référence) des articles sur les documents (Devis, Factures)